الأرصدة الافتتاحية هي نقطة وصل بين النظام السابق والبداية الجديدة. إذا دخلت بلا تاريخ قطع أو تفاصيل أو مجاميع رقابية، يصبح كل فرق لاحق سؤالًا يصعب عزله.
حدد نقطة القطع
- اختر تاريخًا يمكن استخراج تقارير معتمدة عنده.
- سجل المنطقة الزمنية وما إذا كانت حركات يوم القطع داخلة أم لاحقة.
- أوقف تعديل ملف المصدر أو استخدم نسخة مرقمة بعد الاستخراج.
- خطط للحركات التي تقع بين الاستخراج والتشغيل.
- عين مسؤولًا لكل رصيد ومسؤول اعتماد نهائي.
أنشئ حزمة المطابقة
| الرصيد | التفصيل المطلوب | اختبار القبول |
|---|---|---|
| العملاء | فواتير ومبالغ وتواريخ استحقاق | مجموع التفاصيل يساوي حساب الرقابة |
| الموردون | فواتير وإشعارات ومدفوعات مفتوحة | مجموع التفاصيل يساوي حساب الرقابة |
| البنوك | كشف وتسوية بنكية عند القطع | الرصيد المفسر يطابق الدفاتر |
| المخزون | صنف ووحدة وموقع وكمية وقيمة | الكمية والقيمة تطابقان التقرير المعتمد |
| الأستاذ العام | ميزان مراجعة متوازن | مجموع المدين يساوي مجموع الدائن |
راجع قبل وبعد التحميل
- افحص الحسابات ذات الطبيعة العكسية أو الرصيد غير المتوقع.
- راجع أرصدة الأطراف الصفرية ذات المستندات المفتوحة.
- طابق العملات ومعدلات التحويل والسياسة عند وجودها.
- قارن عدد الصفوف والمجاميع والتفاصيل وعينات المستندات.
- سجل كل فرق وسببه ومعالجته ومن اعتمده.
- أعد استخراج ميزان المراجعة والتقارير بعد التحميل.
قرار التشغيل
لا تعتمد التشغيل لمجرد نجاح الاستيراد. يجب أن تكون الفروق صفرًا أو موثقة ومقبولة، وأن ينجح سيناريو بيع وتحصيل وشراء وسداد وجرد باستخدام الأرصدة المحملة.
لا تغيّر رصيدًا في ملف النتيجة لإجباره على المطابقة دون تصحيح المصدر أو توثيق قيد انتقال معتمد. احتفظ بنسخ قبل وبعد ودليل يشرح الفرق.
