بيانات الطرف الجيدة تمنع فاتورة باسم مكرر، وسدادًا مرتبطًا بمورد خاطئ، وتقارير تحصيل لا يمكن تفسيرها. نظف نسخة عمل مستقلة، ولا تعدل المصدر الوحيد قبل اعتماد النتيجة.
ثبّت قواعد التنظيف
- حدد معرفًا قديمًا ثابتًا لكل سجل واحتفظ به في ملف المطابقة.
- اتفق على كتابة الاسم العربي والإنجليزي والاسم النظامي إن لزم.
- وحّد صيغ الهاتف والبريد والمدينة دون اختراع قيم مفقودة.
- افصل حالة السجل النشط عن وجود رصيد أو مستند تاريخي.
- قيد تعديل بيانات الحساب البنكي للمورد بمراجعة مستقلة.
صنف المشكلات
| النوع | مثال | الإجراء الآمن |
|---|---|---|
| تكرار مؤكد | معرفان لنفس الجهة بوثائق متطابقة | اختيار سجل رئيسي وخريطة دمج معتمدة |
| تشابه يحتاج قرارًا | اسمان متقاربان دون معرف موثوق | إيقاف الدمج وطلب تحقق من المالك |
| قيمة ناقصة | بريد أو رقم ضريبي غير متاح | تركها فارغة أو تعليمها للمراجعة |
| سجل قديم | طرف بلا حركة حديثة وله مستندات | تعطيل الاستخدام الجديد مع حفظ التاريخ |
نفذ واختبر
- استخرج نسخة مؤرخة وسجل عدد الصفوف الأصلي.
- طبّق القواعد في أعمدة جديدة بدل استبدال الأصل فورًا.
- راجع التكرارات ذات الأرصدة أو الحركات يدويًا.
- قارن عدد السجلات والمجاميع قبل الدمج وبعده.
- اختبر عينة فاتورة وتحصيل وسداد على السجلات النظيفة.
- احفظ قائمة الاستثناءات وقرار كل استثناء.
معيار القبول
يجب أن يساوي كل سجل في النتيجة سجلًا معتمدًا أو مجموعة دمج موثقة، وأن تبقى الأرصدة والمستندات قابلة للتتبع إلى المعرف القديم. اربط هذه القائمة بمقال فترة التحصيل وسياسة الائتمان ودليل نقل البيانات.
تشابه الاسم أو الهاتف ليس دليلًا كافيًا للدمج. دمج عميلين أو موردين مختلفين أصعب في التصحيح من إبقاء سؤال واضح للمراجعة.
