سياسة ائتمان العملاء: من الموافقة إلى المتابعة والاستثناء

زيادة المبيعات الآجلة قد ترفع الإيراد وتستهلك السيولة في الوقت نفسه. تمنح سياسة الائتمان الفريق قواعد متسقة لمن يحصل على مهلة، وبأي حد، ومن يوافق، وماذا يحدث عند التأخر أو طلب استثناء.

حد الائتمان لا يعيش وحده

لعميل حد ائتماني قدره 50,000 ريال، وفواتير مفتوحة بقيمة 35,000 ريال، وطلب معتمد لم يفوتر بعد بقيمة 10,000 ريال. يصل طلب جديد بقيمة 12,000 ريال. إذا فحصت الفواتير وحدها، بدا المجموع 47,000 ريال داخل الحد. لكن التعرض بعد إدراج الالتزامات القائمة يبلغ 57,000 ريال؛ أي يتجاوز الحد بسبعة آلاف.

توضح الحالة لماذا يجب تعريف ما يدخل في التعرض: الفواتير، والطلبات المؤكدة، والتسليمات غير المفوترة، وأثر الضمانات أو الدفعات المقدمة وفق السياسة. لا تخصم وعدًا بالتحويل كما لو كان قبضًا محققًا. كذلك لا تمنح الرصيد المختلف عليه تلقائيًا صفة «خارج الحد»؛ النزاع نفسه قد يكون سببًا للتشدد في البيع التالي.

الاستثناء المشروع يحتاج سببًا وصاحب صلاحية ومدة واضحة. ربما توافق الإدارة على توريد محدود لعميل ذي سجل جيد مقابل دفعة جزئية، لكن الموافقة لا تصبح تعديلًا دائمًا للحد. وبعد انتهاء الاستثناء تعود القاعدة المعتادة، ويحتفظ السجل بما تم اعتماده حتى يمكن تفسير القرار لاحقًا.

من المفيد أن يفهم مندوب المبيعات سبب تعليق الطلب والخطوة التي تفتحه: سداد فاتورة محددة، أو استكمال مستند، أو اعتماد زيادة. رسالة عامة مثل «تجاوز الائتمان» تخلق اتصالات متكررة وتدفع إلى حلول جانبية. السياسة الناجحة تحمي التحصيل وتتيح للمبيعات معرفة ما يمكن فعله بالضبط.

بيع آجل بشروط مفهومة

توازن السياسة بين فرصة البيع ومخاطر عدم التحصيل وتكلفة رأس المال العامل. تعتمد على معلومات العميل وتاريخ التعامل وحدود قابلة للمراجعة، ولا تعني أن كل عميل في الفئة نفسها يحمل الخطر نفسه.

ماذا يحدث عند تدهور السداد؟

ابدأ بالتواصل لفهم السبب: نزاع على التسليم، نقص مستند، أو تعثر مالي. تختلف الاستجابة باختلاف السبب؛ تصحيح فاتورة لا يحتاج قرار ائتمان جديدًا، بينما تمديد أجل متكرر يحتاج مراجعة التعرض. سجل وعد الدفع وتاريخه والمبلغ المعني، ثم قارن الوعد بما تحقق.

ولا تجعل قرار وقف البيع شفهيًا بين موظفين. حدد الطلبات التي يشملها، وما إذا كانت هناك التزامات تعاقدية تحتاج معالجة منفصلة، وصاحب صلاحية إعادة الفتح. وضوح الاستثناءات يحمي العلاقة مع العميل ويمنع اختلاف المعاملة بين مندوب وآخر، خصوصًا عندما يتغير المسؤول أو يغيب صاحب الملف.

اجعل الموافقة مرتبطة بالتعرض

قد يكون عميل دون الحد الائتماني لكنه تجاوز تاريخ استحقاق أقدم فاتورة بفترة طويلة. لذلك يعمل حد المبلغ مع شرط عمر التأخر؛ الفراغ داخل الحد ليس موافقة مفتوحة للبيع. كما تحتاج مراجعة العملاء الجدد إلى معلومات هوية واتفاق شروط واضح قبل منح الآجل، بينما يحتاج العميل القائم إلى تقييم سلوكه الفعلي في السداد والنزاعات، لا إعادة تعبئة النموذج نفسه فقط.

قرار ائتمان على طاولة المبيعات

• حدد مستندات التقييم ومستويات الموافقة.
• سجل حدًا ومدة وتاريخ مراجعة لكل عميل.
• أنشئ تنبيهات ومراحل متابعة حسب التأخر.
• وثّق الاستثناء وسببه وانتهائه ومن اعتمده.

محتوى تعليمي عام. تختلف المعالجة المناسبة باختلاف النشاط والسياسات المحاسبية المطبقة؛ راجع المختص بالمحاسبة عند تطبيقه على بيانات منشأتك.