ينجح يوم الجرد قبل أن يبدأ العد. الخريطة والمواقع والوحدات والفرق والقطع الواضح تمنع كثيرًا من الفروق التي تبدو لاحقًا كأنها فقد في المخزون.
قبل يوم الجرد
- ثبت تاريخ ووقت القطع ونطاق المواقع والأصناف.
- نظف المواقع ورتب الأصناف وميز التالف أو الأمانات.
- جهز أوراق عد أو أجهزة بمعرفات متسلسلة.
- افصل العاد عن مراجع العد وحدد فرق إعادة العد.
- بلّغ المبيعات والمشتريات والنقل بطريقة تسجيل الحركات أثناء الجرد.
خطة الفرق
| الدور | المسؤولية | دليل الإكمال |
|---|---|---|
| منسق الجرد | النطاق والقطع وتوزيع الفرق | سجل بدء وانتهاء |
| فريق العد | عد مستقل بالوحدة والموقع | ورقة موقعة أو سجل جهاز |
| فريق الحركة | تسجيل الاستلام والبيع والتحويل أثناء العد | قائمة حركات القطع |
| المراجع | مقارنة وإعادة عد العينات والفروق | قائمة فروق وقرار |
أثناء وبعد العد
- لا تترك خانة فارغة؛ ميز الصفر عن غير المعدود.
- سجل الوحدة والموقع والحالة مع الكمية.
- رقّم كل ورقة ولا تستبدلها دون حفظ الملغاة.
- أعد عد الفروق وفق حدود معتمدة دون إظهار كمية النظام للفريق أولًا.
- راجع الحركات قرب القطع قبل نسبة الفرق إلى الفقد.
- اعتمد التسوية وسببها والقيد المرتبط بها.
أسئلة المطابقة
هل الصنف أو الوحدة مكرر؟ هل الحركة سجلت في موقع آخر؟ هل وصل استلام أو بيع أثناء العد؟ هل الكمية محجوزة أو مملوكة لطرف آخر؟ هل يوجد مرتجع أو تحويل لم يكتمل؟
لا تعدّل كمية النظام مباشرة حتى تطابق الصنف والوحدة والموقع والحركات وتوثق سبب الفرق. العد الفعلي دليل مهم، لكنه يحتاج قطعًا وسجلًا حتى يكون قابلًا للمراجعة.
